Bokföring för nystartad enskild firma – kom igång utan revisor

Vad säger lagen om bokföring i enskild firma?

Alla som driver näringsverksamhet i Sverige är skyldiga att föra räkenskaper. För enskilda firmor regleras detta av bokföringslagen (BFL). Lagen ställer krav på att:

• Alla affärshändelser ska bokföras löpande och i rätt ordning.
• Verifikationer (kvitton, fakturor, bankutdrag) ska sparas i minst sju år.
• Du ska kunna presentera ett årsbokslut eller förenklat bokslut beroende på omsättning.

En enskild firma behöver inte ha revisor. Det är en av de tydliga fördelarna jämfört med aktiebolag, där revisionsplikt kan gälla beroende på bolagets storlek.

Förenklat eller vanligt bokslut?

Har din enskilda firma en nettoomsättning under 3 miljoner kronor per år får du upprätta ett förenklat bokslut enligt Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2006:1). Det förenklade bokslutet är lättare att hantera och kräver inte samma detaljnivå som ett fullständigt årsbokslut. Överstiger omsättningen 3 miljoner kronor gäller vanliga bokslutsregler.

Kontantmetod eller faktureringsmetod?

En av de första besluten du behöver fatta är vilken redovisningsmetod du använder för moms och bokföring.

Väljer du ett modernt fakturaprogram hanteras metodvalet ofta automatiskt, och systemet hjälper dig att bokföra på rätt sätt.

Moms – när och hur registrerar du dig?

Moms är ofta det som känns mest förvirrande för nystartade företagare. Här är grunderna:

Momsregistrering

Du ska momsregistrera dig hos Skatteverket om din omsättning förväntas överstiga 80 000 kronor per år. Under denna gräns är momsregistrering frivillig, men du kan välja att registrera dig ändå – exempelvis om dina kunder är momsregistrerade och du vill kunna dra av ingående moms på dina kostnader.

Momssatser

Sverige tillämpar tre momssatser:

• 25 % – standardsats för de flesta varor och tjänster
• 12 % – livsmedel, restaurangtjänster, hotell
• 6 % – böcker, tidningar, kollektivtrafik, konserter

Momsredovisning

Hur ofta du redovisar moms beror på din omsättning. De flesta nystartade enskilda firmor redovisar moms en gång per år via inkomstdeklarationen, men du kan också välja kvartals- eller månadsredovisning. Skatteverket tilldelar dig en redovisningsperiod när du registrerar dig.

Grundläggande kontoplan – vad behöver du?

En kontoplan är ett strukturerat system för att kategorisera alla ekonomiska händelser. I Sverige används ofta BAS-kontoplanen, som är branschstandard. Som nystartad enskild firma behöver du typiskt känna till dessa kontogrupper:

De flesta faktura- och bokföringsprogram har BAS-kontoplanen inbyggd, så du behöver inte memorera kontona – programmet föreslår rätt konto baserat på transaktionstyp.

Deklaration och skatt för enskild firma

I en enskild firma beskattas du som privatperson för företagets vinst. Det innebär att du redovisar näringsverksamheten i din inkomstdeklaration (blankett NE). Skillnaden mot ett anställningsförhållande är framför allt att du betalar egenavgifter istället för arbetsgivaravgifter.

Preliminärskatt

För att undvika en stor skattesmäll på deklarationsdagen bör du ansöka om att betala preliminärskatt löpande under året. Du gör en uppskattning av årets vinst och betalar skatt i förskott varje månad. Stämmer uppskattningen dåligt kan det leda till kvarskatt (du har betalat för lite) eller överskjutande skatt (du har betalat för mycket och får tillbaka pengar).

Räntefördelning och expansionsfond

Som enskild firma har du möjlighet att använda räntefördelning och expansionsfond för att optimera skatten. Dessa verktyg låter dig jämna ut skattebördan mellan år med hög respektive låg vinst. Mer information finns på Skatteverkets sidor om enskild firma.

Vanliga misstag nystartade firmor gör

Att känna till de vanligaste fällorna hjälper dig att undvika onödiga problem:

• Blandar privat och företagsekonomi. Öppna ett separat bankkonto för företaget redan från dag ett. Det gör bokföringen avsevärt enklare.
• Sparar inte kvitton. Alla verifikationer ska sparas i sju år. Använd ett program som låter dig fotografera och arkivera kvitton digitalt.
• Glömmer att bokföra löpande. Det är frestande att skjuta upp bokföringen, men det skapar extra arbete och ökad risk för fel.
• Missar momsregistreringen. Om omsättningen passerar 80 000-kronorsgränsen utan att du är momsregistrerad riskerar du böter och retroaktiv momsredovisning.
• Underskattar preliminärskatten. Sätt av pengar löpande och betala in preliminärskatt för att undvika kvarskatt med ränta.

Vilket fakturaprogram passar en nystartad enskild firma?

Ett bra fakturaprogram gör det enklare att hålla ordning från dag ett. Det bör kunna:

• Skapa och skicka fakturor med rätt momsredovisning
• Kopplas till ditt bankkonto för automatisk avstämning
• Hjälpa dig bokföra utan att du behöver djupa redovisningskunskaper
• Generera underlag för momsdeklaration och inkomstdeklaration

För en enskild firma som framför allt säljer tjänster räcker ofta ett enklare system som fokuserar på fakturering och grundläggande bokföring. Behöver du ett mer komplett verktyg med inbyggd bokföring finns det alternativ som hanterar hela kedjan – från faktura till bokslut.

På vår sida om fakturaprogram för enskild firma kan du se en strukturerad jämförelse av de vanligaste alternativen anpassade för just enskilda firmor. Letar du efter ett system som även inkluderar bokföring rekommenderar vi att du också tar en titt på vår guide om fakturaprogram med bokföring.

Behöver du en revisor eller redovisningskonsult?

Som enskild firma är du inte skyldig att ha revisor. Däremot kan det löna sig att anlita en redovisningskonsult för:

• Upprättande av det förenklade bokslutet
• Optimering av skatt (räntefördelning, expansionsfond)
• Momsdeklarationer om du känner dig osäker

Många väljer en hybridlösning: de sköter den löpande bokföringen själva via ett fakturaprogram och anlitar en konsult för bokslutet och deklarationen. Det håller nere kostnaderna men ger ändå professionell kvalitetssäkring vid de tillfällen då det verkligen behövs.

Sammanfattning – dina första steg

Att komma igång med bokföringen i en nystartad enskild firma är mer hanterbart än det kan verka. Här är en enkel checklista:

• Öppna ett separat företagskonto
• Avgör om du ska momsregistrera dig
• Välj ett fakturaprogram med inbyggt bokföringsstöd
• Börja bokföra löpande från den första affärshändelsen
• Ansök om preliminärskatt hos Skatteverket
• Sätt av tid varje månad för att gå igenom bokföringen

Börjar du med rätt vanor från start sparar du både tid och pengar längre fram – och du behöver ingen revisor för att hålla ordningen.